Como funciona a adequação?
Todo site precisa publicar a política de privacidade (se for loja ou aplicativo, também os termos de uso), não existe um modelo único e padronizado para isso
Além disso os formulários de contato e envio de newsletters têm algumas novas regras, as comunicações via CRM, e-mails e plataformas de mensagens automatizadas também serão afetadas. Estamos preparando alguns materiais instrutivos para nossos clientes saberem o que será permitido e o que pode ser penalizado.
Websites da área da saúde precisam ter atenção redobrada, pois lidam com dados pessoais sensíveis, e a fiscalização será maior.
Como adequar meu site?
Em cada site será necessário acrescentar a página de política de privacidade e de uso de dados no rodapé e, cada formulário de contato precisará ter este link bem visível ao lado do botão enviar. Além disso os dados coletados precisam ser registrados com data, hora e IP para comprovar quando e desde onde foi feito o cadastro.
Na página de privacidade precisarão estar descritos todos os tipos de dados coletados, por quanto tempo se armazenam os dados dos contatos, dos clientes, dos funcionários ou colaboradores, parceiros, fornecedores, etc. Detalhando com que finalidade se utilizarão cada um destes dados.
Usuário no Controle
Caso um cliente solicite mais informações sobre o tratamento que é feito com seus dados pessoais, ele precisa ter acesso imediato a um link para baixar um resumo ou os dados precisarão ser enviados por e-mail.
Caso o cliente decida revogar o acesso, modificar ou excluir definitivamente alguma informação que concedeu anteriormente, a empresa tem um prazo de 15 dias para executar esse pedido.
Certificado de Segurança
É recomendável a criptografia de todas as comunicações e a instalação de um certificado de segurança (SSL) em todos os domínios e subdomínios do site, aplicativo ou loja virtual.
Revisão de Políticas
A nova lei exige que se realize um mapeamento dos dados que são coletados e armazenados, e que cada empresa elabore uma cartilha orientando funcionários, colaboradores e parceiros sobre procedimentos de proteção à privacidade e práticas de segurança, troca frequente de senhas, definir encarregado para responder dúvidas e enviar documentação para as autoridades, etc.
Gestão de Cookies
Além de adicionar um aviso de cookies para coletar consentimento dos usuários, é recomendável publicar uma política de cookies transparente e de fácil entendimento. O ideal é que o usuário possa escolher e configurar quais cookies quer ou não armazenar, logo após entrar no seu website.
Geração de Documentos
Existe uma série de documentos e relatórios de segurança que precisam ser gerados e armazenados. Estes documentos e as novas obrigações, podem ser requisitadas a qualquer momento, são passíveis de fiscalização e toda e qualquer empresa precisará manter estes documentos atualizados e disponíveis, para comprovar que estas obrigações de segurança e proteção de dados estão sendo cumpridas.
Revisão de Ferramentas
Para evitar problemas legais, é essencial revisar suas ferramentas atuais de e-mail, disparo de newsletter, formulários do site e automação de marketing digital e verificar se já estão se adequando. No caso específico da agência, estamos fazendo um processo de revisão no site de cada cliente e sugerindo modificações caso a caso.
Dependendo de como esteja configurado o e-mail e o website, pode ser necessário contratar uma ferramenta de automação, nós indicamos a e-goi com que já trabalhamos faz mais de 10 anos, e por estar sediada em Portugal, já está adaptada a proteção de dados, pois lá essa exigência começou antes do que no Brasil. As empresas brasileiras estão começando a se adequar agora e ainda levarão alguns meses para fazer todas as mudanças.
E-mail Protegido
Também recomendamos utilizar um e-mail corporativo criptografado e com documentos armazenados na nuvem, como o Google Workspace, se precisarem, nós podemos passar um orçamento para instalação e migração dos dados. Se for utilizar outra ferramenta é importante terem backups automáticos e, se possível utilizarem o Google Vault para protegerem os dados.
Comunicação aos Clientes
Para minimizar os riscos, pode ser necessário enviar comunicação de atualização de políticas para cada um dos clientes. Isso também é uma prática recomendada pela própria legislação.
Obviamente esta comunicação precisará ser enviada aos clientes somente após a empresa ter iniciado as devidas adequações.
Transformação Digital e LGPD
Já que terá que revisar todos seus processos, pode ser interessante revisar todas as automações que já fazem na sua empresa (ou que poderiam fazer) e aproveitar essas novas obrigações legais para estruturar os processos de forma a automatizar algumas operações.
Agende uma reunião com um consultor especialista da Glogs, que iremos apresentar algumas possibilidades bem interessantes que podem ajudar a escalar o resultado das ações de marketing e do teu negócio como um todo. É hora de se reinventar digitalmente.
